איך להפיק את המקסימום מרואה החשבון שלנו? וממה להזהר!

כשאנחנו לא מנהלים נכון את רואה החשבון שלנו, העסק שלנו מפסיד. במאמר הזה אסביר איך לנהל נכון את רואה החשבון שלנו ומה ייצא לנו מזה. כיועץ עסקי אני חשוף מיידית לאיכות רואה החשבון של הלקוחות שלי.

לאורך השנים חוויתי דרכם עשרות רבות מאוד של רואי חשבון, כנראה שאפילו מאות. כבר בתחילת העבודה עם הלקוח אני יכול לזהות אם רואה החשבון הוא מקצוען ונותן שירות ברמה גבוהה, או שלא. למשל, אם אני מבקש דו"ח כספי שלרואה חשבון מסודר לוקח בדיוק שתי דקות להוציא, ובמקום זה מקבל שלל תירוצים או תלונות.

המציאות העצובה היא שחלק ניכר מהעסקים לא מקבלים את השירות המיטבי שהם יכולים לקבל מרואה/ת החשבון ה/ מנהל/ת החשבונות יועץ/ת מס. נכנה את כולם בקיצור רואה החשבון. זה קורה מסיבה אחת פשוטה – הם לא יודעים לנהל אותו. הם כל כך מפחדים ממספרים ומרשויות המס, ולכן נותנים לרואה החשבון יותר מדי קרדיט. מבחינתם הרשויות מדברות סינית, הם מדברים עברית. רואה החשבון הוא המתרגם.

בואו נעשה סדר אחת ולתמיד. חברה בע"מ צריכה רואה חשבון. עוסק מורשה צריך יועץ מס, עוסק פטור לא חייב, אבל עדיף שיועץ מס יגיש את הדוחות. האחריות לוודא שאנחנו מקבלים מרואה החשבון את כל השירותים שאנחנו צריכים, היא שלנו בלבד. אחד מהתפקידים של רואה חשבון טוב, הוא לא רק לגרום לשקט מול רשויות, אלא לוודא שלא נשלם מס מיותר. שם קבור הכלב.

בואו נדבר על איך נכון בת'כלס לנהל את רואה החשבון שלנו.

שידבר אתכם עברית, לא סינית – מי שמסכים לקבל מרואה החשבון שלו מספרים או טבלאות שהוא לא מבין – עושה טעות. אתם משלמים כסף לא בשביל לקבל סינית. אתם משלמים בשביל לקבל את המספרים, להבין מה הם אומרים ולא להתפשר על פחות מזה. תשבו עם רואה החשבון ותסכמו שהוא חייב להעביר לכם דוחות שאתם מבינים. אל תתפשרו על פחות מכך.

תתייעצו איתו על מהלכים עסקיים – מרבית בעלי העסקים לא מנצלים את הרו"ח שלהם כשותף לתכנון. היתרון הגדול של רואה החשבון, הוא שהוא מחשב דברים באופן קר ומתמטי. לא אכפת לו ממערכות היחסים שיש לנו עם הלקוחות או העובדים. הוא מסתכל אך ורק על מה טוב לנו ברמה המספרית. זה היתרון שלו בתור שותף בתכנון. היעזרו ביתרון הזה. רוצים לגייס עובד חדש? טלפון לרו"ח. רוצים להחליף מכונה חדשה במפעל? טלפון לרו"ח. רוצים לצאת למהלך אסטרטגי של השקת מוצר חדש? לכו לגור אצלו במשרד.. רוצים להבין איזה אפשרות של מימון משתלמת לכם יותר? מתלבטים בין כמה אפשרויות של השקעה בעסק? עובד מבקש העלאה? בקיצור, איפה שיש התלבטות לגבי הוצאה חריגה או צעד חדש – תשתפו את רואה החשבון כדי שייתן לכם פרספקטיבה קרה וחד ערכית מה משמעות המספרים.

אל תשכחו מי מנהל את מי – רואה החשבון לא אמור לנהל את העסק שלכם. איפה רשום לגבי רואה החשבון שהוא מנכ"ל? מנהל? איפה רשום מקבל החלטות? אחסוך לכם. זה לא רשום בשום מקום. תפקידו של רואה החשבון הוא להציג לכם חלק מהתמונה המספרית. אתם המנהלים, אתם צריכים אינפורמציה לצורך קבלת החלטות. תקבלו אותן. אל תתנו לרואה החשבון לעשות עבורכם את ההחלטה. הוא האיש להתייעץ איתו בנושאים המספריים. עזרה בקבלת החלטות עסקיות תשמרו לעצמכם וליועצים העסקיים שלכם.

להדליק נורות אדומות – תפקיד נוסף וחשוב של רואה החשבון הוא להדליק לכם נורות אדומות. להגיד לכם: לפי המספרים אצלי אתם כבר 4 חודשים מפסידים כסף. תתעוררו! לפי החישובים שלי המלאי שלכם גדול מדי. לפי מה שנראה לי אתם נוסעים באוטו יקר מדי לעסק שלכם. תוודאו שרואה החשבון שלכם ידליק לכם את הנורות הללו. בעת התקשרות עם רואה חשבון, תוודאו שבמהלך העבודה עימו, הוא ידליק עבורכם נורות אדומות. ברגע שיעשה זאת, אל תנפנו אותו ותגידו: "כן, אני יודע". תקשיבו לו היטב ותבינו מה עליכם לעשות בהתאם לנורה שנדלקה.

כלי להשוואה עם עסקים אחרים – רואה חשבון עובד עם הרבה מאוד עסקים בו זמנית. זאת אומרת שהוא יכול לבוא ולהגיד לכם, הוצאות הדלק שלכם גבוהות מדי, זה לא הגיוני. הביטוחים שלכם לא נראים לי סבירים. למה? כי הוא רואה הרבה עסקים שונים, יש לו את המידע המקצועי שלו והוא יכול הרבה פעמים להתריע ולייעץ. אתם תמיד גם יכולים לבוא אליו ולבדוק איתו איך אתם בהשוואה לחברות אחרות: בהוצאות דלק, ביטוחים, ניהול מלאי, משכורות לעובדים, הטבות לעובדים וכן הלאה.

תדרשו להבין מראש את החלוקה לכרטסות – הנהלת חשבונות זה באמת הדבר הכי פשוט בעולם:

· יש כרטסות לפי נושאים, גם בהכנסות וגם בהוצאות – רכב, פרסום, משכורות, מכירות וכו'.

· בכל כרטסת רואה החשבון רושם תנועות של + או -. אלו הם סעיפי הוצאות והכנסות הרלבנטיים.

· בסוף, לוחצים על כפתור ויוצא דו"ח שמסכם את הכל.

· זה כל פעולת הנהלת החשבונות

רו"ח רציני ואחראי, ישב אתכם מראש ויעשה את התכנון. יסביר לכם את ההיגיון שבכרטסות השונות, ובשיוך ההוצאה לכרטסת מסוימת, כי לפעמים יש מאחורי החלוקה שיקולי מס. מי שרשלן, הלביש אתכם על מבנה הכרטסות שכבר יש לו בתוכנה שלאו דווקא מתאים לעסק שלכם. לא תמיד זה ישרת את האינטרסים שלכם, כי תקבלו סעיפים שלא תבינו, לא תקבלו פירוט מספק, לא תוכלו לעקוב אחר ההוצאות וכו'.

לכן, מה שצריך לעשות במקרה כזה, הוא לשבת עם רואה החשבון ולהגיד לו: בוא תפתח את כל רשימת הכרטיסיות. בוא נעבור כל דבר ותסביר לי. אני אתאים את הדברים שאני צריך לנוחות שלי. אתה תגיד לי אם יש שיקולי מס כאלו או אחרים. תבקשו שהכרטיסיות יהיו כמה שיותר מפורטות.

ככל שהכרטיסיות יהיו יותר מפורטות אתם יכולים לקבל דוחות יותר מפורטים ולהבין את הפעולות שלכם גם בדיעבד יותר בקלות. תמיד תדרשו להבין מראש את החלוקה לכרטסות, ומה ההיגיון העומד מאחורי השיוך.

תדרשו הקלדה מפורטת – איפה שאין שיקולי מס. גם אם אתם מדווחים לרשויות המס אחת לחודשיים, תדרשו שהקלדת החומר (השיוך לכרטסות) יתבצעו בחלוקה חודשית ולא דו חודשית. אתם רוצים שבדוח רווח והפסד שלכם לא יהיה נתונים דו חודשיים. אתם רוצים כל חודש לדעת מה עשיתם, מה הכנסתם מה הוצאתם. אם יש לכם דגשים לגבי כרטיסיות מסוימות שחשוב לכם לדעת, אל תפחדו לדרוש.

תדרשו לקבל דוחות רווח והפסד תקופתיים – "מאזן בוחן" הוא כלי העבודה של רואה החשבון, "דוח רווח והפסד" הוא כלי העבודה של המנהל. לרואה החשבון נוח להוציא לנו מאזן בוחן, כי זה כלי העבודה שלו. הוא המאזן שבוחן את התנועות. הדו"ח הזה מגיע בסינית. הוא מכיל אלף ואחד סעיפים שעושים לכם כאב ראש. אתם צריכים דוח רווח והפסד.

מה מכרתי, מה הוצאתי, מה נשאר בסוף. בכל התוכנות המודרניות זה פחות או יותר אותו זמן עבודה להוציא מאזן בוחן ולהוציא דוח רווח והפסד. אין לכם עכשיו זמן לשבת ולנתח דוחות. צריך להסתכל על דוח 2 דקות, להבין את המשמעויות ולקבל את ההחלטה העסקית. אם רואה חשבון לא מסכים להוציא לכם דוח רווח והפסד, אז הגיע הזמן להיפטר ממנו. זה כמו להסכים לקבל מהמוסך רכב עם 3 גלגלים.

תשמרו על קשר קבוע עם רואה החשבון – אנחנו צריכים להיות בקשר עם רואה החשבון שלנו לקראת התאריכים והמועדים הבאים: לקראת כל 15 לחודש, סיכום רבעוני וכמובן שפגישות סביב הדו"ח השנתי. אחת לחודש יספיק לנו דו"ח במייל. ההמלצה היא להיפגש עם רואה החשבון אחת לרבעון, במקרים קיצוניים, בעסקים שמנוהלים מצויין מינימום כל חצי שנה.

מתי צריכות להידלק אצלכם "נורות אזהרה" לגבי רואה החשבון שבחרתם?

· ביקשתם דוח רווח והפסד, ואמרו לכם שזה מסובך, שזה המון עבודה וייקח המון זמן, או שמתעקשים לשלוח לכם מאזן בוחן שוב ושוב.

· בעיות בדוחות – לא כל הנתונים מוקלדים בדוחות, אנחנו לא מקבלים דוחות בזמן. כשיש הוצאות לא הגיוניות בדו"ח. למשל, הוצאות דלק נמוכות מדי, שכירות לא מופיעה בכל חודש ועוד.

· כשלרואה החשבון אין אף פעם זמן לשבת איתנו והוא חסר סבלנות אלינו, או לשאלות שלנו. או שנותנים לנו להרגיש מטומטמים כשאנו שואלים שאלה או מבקשים הבהרה.

· כאשר יש קנסות מהרשויות, או החזרי מס גבוהים ולא מתוכננים.

· כשמנהל/ת החשבונות שמטפל/ת בכם מתחלפ/ת כל שני וחמישי.

· כשהלכנו אוטומטית, בצורה עיוורת, לרו"ח של סבא, דוד או שכן. ולא ביקשנו מראש המלצות מאנשים שמבינים בעסקים, ויודעים לדרוש רמת שירות גבוהה.

נתראה בפוסט הבא.