איך בונים תוכנית עבודה שנתית

אז עבור אלו מכן שכן רוצים להכין תוכנית עבודה פרקטית, ישימה ומעולה לשנה הבאה, כתבתי את הפוסט הזה, ויש גם קובץ להורדה בסופו.

ורגע לפני שניכנס להנחיות כיצד מתחילים, כדי לחדד את חשיבותה של התוכנית העסקית, בואו נכיר לרגע את האמת הסטטיסטית העצובה על מטרות.

ראשית, מבחן קצר בן שתי שאלות:

1) האם הצלחת להגיע למטרות העסקיות אותן הצבת לעצמך בתחילת השנת הקודמת?

2) האם בכלל הצבת לעצמך מטרות עסקיות ברורות להשגה וניתנות למדידה בשנה שחלפה?

עד כמה שזה יישמע מפתיע, מרבית העסקים שלא מרוצים מקצב ההתקדמות וההתפתחות שלהם,

בכלל לא הציבו מטרות מראש…

ועוד יותר עצוב, חלק ניכר מאלה שכן הציבו, לא עשו זאת בשפה עסקית נכונה, כזו שמאפשרת צמיחה והתפתחות.

פתגם סיני עתיק אומר:

"אם אתה לא יודע לאן אתה רוצה להגיע, איך תדע שהלכת לאיבוד?"

במחקרים שונים שנעשו על הצלחה בעסקים, ומה מבדיל בין עסקים מאד מצליחים לעסקים פחות מצליחים, התברר שאחד המאפיינים המשותפים לבעלי עסקים מצליחים היא תרבות של הצבת מטרות להשגה, משולבת בתוכנית עבודה להשגת אותן מטרות.

והנתון היותר מפתיע הוא שהתרבות הזו ליוותה את אותם בעלי עסקים מתחילת הדרך, הרבה לפני שהם הפכו לעסקים מאד מצליחים.

עד כמה שזה נשמע עצוב, רוב העסקים, כמו גם רוב האנשים, לא מגיעים להשגת המטרות שלהם מסיבה אחת פשוטה – הם אף פעם לא טרחו להגדיר בבהירות את המטרות האלה, ומראש.

במילים אחרות, הם אף פעם לא עשו את הצעד הראשון, שעליו לא ניתן לדלג, בדרך להצלחה.

וזה כבר לא משנה אם אלו המטרות העסקיות שלנו, יעדי המכירות, יעדי השיווק או המטרות האישיות שלנו בחיים. אם אין תכנון, לא תהיה הצלחה.

ואין הכוונה להצלחה מקרית, אלא הצלחה מהסוג הנכון, כזו שניתנת לשכפול בצורה עקבית ושיטתית לתמיד.

אז איך מתחילים להכין תוכנית עבודה שנתית?

קודם כל, ברור שהחזון, האסטרטגיה, המטרות והיעדים לשנה הקרובה צריכים להיות מוגדרים וכתובים. ואם במקרה הם לא, דבר ראשון תשבו ולפחות תגדירו את המטרות של העסק שלכם לשנה הבאה. נכון שזה לא מושלם, ואולי לא התהליך האופטימלי, אבל זה יותר טוב מכלום. עדיפה תוכנית עבודה לא מושלמת, על זה שלא תהיה לכם שום תוכנית.

הדבר הראשון שמכינים בתוכנית עבודה שנתית הוא "דוח רווח עתידי". ואל תיבהלו, אתם לא לבד. הרבה לא מכירים את הכלי החשוב הזה.

מהו "דוח רווח עתידי"?

רובנו רגילים לקבל מרואה החשבון שלנו, בסוף כל שנה "דוח רווח והפסד". תמונת מצב פיננסית של העסק שלנו, בדיעבד. אין לנו הרבה מה לעשות עם הנתונים. השנה הזו כבר הלכה.

עסקים מצוינים עובדים אחרת. הם מכינים את הדוח הזה מראש, לפני תחילת השנה, ואת זה אני הולך ללמד אתכם.

ולמה זה כל כך חשוב?

ראשית, אנו מתכננים מראש מה יהיה הרווח שלנו בשנה הבאה. כלומר, איך הולכת להיראות השנה שלנו, בהיבט פיננסי. זה הבסיס לתוכנית העבודה.

ולא פחות חשוב מזה – אנחנו יכולים לתקן תוך כדי תנועה, כדי לוודא שאנחנו בדרך הנכונה. כלומר, אנחנו נראה בכל חודש את הפער בין תכנון לביצוע, כך שיש לנו את יתרת השנה לתקן ולשפר.

ובואו נלך שלב שלב, ובנוסף כדי שהכל יהיה ברור, דוח דוגמא באקסל הממחיש את השלבים מחכה לכם להורדה – הפרטים בסוף.

שלב ראשון: מבקשים מרואה החשבון את דוח הרווח והפסד של השנה הנוכחית, עד החודש האחרון שיש לו. נתוני השנה הנוכחית משמשים כמקור להתייחסות לתכנון השנה הבאה.

ואני מדגיש – לקבל מרואה החשבון "דוח רווח והפסד", ולא להסכים לקבל "מאזן בוחן".

כעת, מחשבים את הממוצע החודשי של נתוני הדוח. כלומר, איך נראה חודש ממוצע בשנה הנוכחית, מבחינת המכירות (הכנסות), ההוצאות והרווח / הפסד.

יש לנו כעת חודש ממוצע בשקלים, ולעמודת הנתונים הכספיים מוסיפים עמודה של הנתון באחוזים מסך המכירות. למשל מכירות מוצר א' מהוות 20% מסך המכירות שלנו, או הוצאות הדלק מהוות 5% מסך המכירות שלנו.

שלב שני: מגדירים את יעד המכירות השנתי לשנה הבאה.

שלב שלישי: קופצים לשורת הרווח לפני מס, ומחליטים מה יהיה הרווח השנתי שלנו בשנה הבאה.

חשוב לדעת, וזה גם נכון יותר עסקית, רק קצת יותר מסובך למתחילים: עסקים מצוינים מחליטים קודם כל מה הרווח השנתי שהם רוצים, ורק אח"כ מחשבים כנגזרת ממנו את יעדי המכירות השנתיים. כלומר, כמה אני צריך למכור בשנה הבאה, כדי להגיע לרווח הזה.

שלב רביעי: ממלאים את כל יתר סעיפי הדוח לשנה המתוכננת – גם כחודש ממוצע, וגם כסה"כ בראיה שנתית. כלומר סעיפי ההוצאות וכו'.

אנחנו נעזרים בנתוני השנה הנוכחית ומשמעותם באחוזים ככלי עזר להערכה וחישוב. סביר להניח שרוב ההוצאות ישתנו רק באופן יחסי, כ % מהמכירות, כך שנתוני השנה שעברה עוזרים לנו בהערכות. למשל, אם הגדלתי את מכירות ב 35%, אני לא צריך לחשב כמה דלק אצרוך בשנה הבאה. הנתון של שנה שעברה, למשל שהדלק היה 5% מהמכירות, יאפשר לי להעריך בצורה מספיק טובה מה יהיו הוצאות הדלק שלי השנה.

שלב חמישי: כעת, יש בידינו דוח רווח והפסד שנתי, לשנה הבאה.

נוודא שכל נתוני הדוח מקובלים עלינו ועל שותפינו לניהול העסק.

שלב שישי: עכשיו, נפרק את הדוח השנתי הכללי לפירוט חודשי מציאותי. כלומר, לא כול חודש הוא חישוב של הממוצע (הסה"כ השנתי חלקי 12 חודשים). אלא נתייחס למציאות העסקית האמיתית שלנו: עונתיות, חגים, חופשים, מבצעים מתוכננים, חודשי שיא ושפל וכדומה. במילים אחרות, נעריך את נתוני כל חודש, גם מבחינת הוצאות וגם מבחינת הכנסות, ככל שניתן קרוב למציאות הצפויה, כך שהסה"כ השנתי יהיה זהה לתוכנית שלנו.

שלב שביעי: וזה השלב שאם נעשה אותו, כל המציאות העסקית שלנו תשתנה. אחרי שיש לנו תכנון רווח והפסד מפורט לפי חודשים לכל השנה הבאה, אנו יכולים להפוך אותו לכלי עבודה ניהולי, שילווה אותנו בדרך להשגת המטרות.

לכל חודש, שהוא בעצם עמודת "התכנון", מוסיפים שתי עמודות: עמודת "הביצוע" ועמודת "המרחק מהיעד" (ראו לשונית "ביצוע" בקובץ האקסל שמחכה לכם בסוף הפוסט).

השלב השמיני והאחרון: כעת, מה שנשאר הוא להתחיל למכור בדיוק לפי התוכנית, וכמובן לבקר את ההוצאות ואת שורת הרווח. בסוף כל חודש נזין לעמודת "הביצוע" את סיכום החודש, נחשב את "ההפרש / המרחק מהיעד", נבדוק את התקדמותנו לפי התוכנית, נשאל את השאלות, ונבצע התאמות ושינויים נדרשים, כדי לעמוד ביעדים שהגדרנו עד לסוף השנה.

ואחרי שיש לנו "דוח רווח עתידי" אפשר לגשת לשלבים הבאים, שהעיקריים שבהם תוכנית השיווק, ותוכנית המשימות לביצוע, ועל כך באחד הפוסטים הבאים.

וטיפ לסיום: השיטה עובדת!

עד היום, בכל שנות פעילותי בעולם העסקי, בכל העסקים שפגשתי, אלו שהגדירו את מטרותיהם ברצינות, התחייבו לביצוע והתאמצו – כולם השיגו את מטרותיהם.

מעבר לכך, הייתי שותף ליישום השיטה במספר רב מאד של עסקים, הן בשלב התכנון, הן בשלב המעקב אחר הביצוע והן בסיכומי סוף השנה. וכולם, כלומר, כל אלה שיישמו את השיטה ברצינות ותוך מחויבות, הגיעו למטרות שהוצבו.

אחד הדברים שמפתיעים, כל פעם מחדש הוא שישנה התאמה מספרית, מעוררת השתאות, בין התכנון לביצוע. זה לא מקרי, ובאחד הפוסטים העתידיים אני מתכנן להרחיב קצת על ההסברים מאחורי התופעות העסקיות האלו, ועל הקשר שבין מבנה המוח האנושי, הצבת מטרות מספריות חד-ערכיות הניתנות למדידה, והגעה למטרות.

בינתיים – קדימה לעבודה.

וכמו שהבטחתי, בלינק הבא תוכלו להוריד את קובץ האקסל שיסייע לכם ביישום השיטה: http://bit.ly/2PV8V7H